Подробное руководство по электронным транспортным накладным: от основ до практического оформления
Обновлено: 5 августа 2026
Содержание
Справочные материалы
Перед изучением инструкции рекомендуем ознакомиться со справочной информацией: списком сокращений, глоссарием терминов и нормативной базой. Это поможет быстрее ориентироваться в материале.
Список сокращений
| Сокращение | Расшифровка |
|---|---|
| ГИС ЭПД | Государственная информационная система электронных перевозочных документов |
| ДОПОГ | Европейское соглашение о международной дорожной перевозке опасных грузов |
| ИНН | Идентификационный номер налогоплательщика |
| ИП | Индивидуальный предприниматель |
| КЭП | Квалифицированная электронная подпись |
| ЛОП | Лицо, осуществляющее погрузку |
| МЧД | Машиночитаемая доверенность |
| НЭП | Неквалифицированная электронная подпись |
| ПТС | Паспорт транспортного средства |
| ПЭП | Простая электронная подпись |
| Т1 | Титул 1 (грузоотправителя) |
| Т2 | Титул 2 (перевозчика, погрузка) |
| Т3 | Титул 3 (грузополучателя) |
| Т4 | Титул 4 (перевозчика, выгрузка) |
| ТрН | Транспортная накладная |
| ТС | Транспортное средство |
| УПД | Универсальный передаточный документ |
| ФНС | Федеральная налоговая служба |
| ЭДО | Электронный документооборот |
| ЭЗЗ | Электронный заказ-заявка |
| ЭПЛ | Электронный путевой лист |
| ЭПД | Электронные перевозочные документы |
| ЭТрН | Электронная транспортная накладная |
| ЭЭД | Электронные экспедиторские документы |
Список терминов
| Термин | Определение |
|---|---|
| ГИС ЭПД | Федеральная платформа для обмена, учёта и хранения ЭПД. Данные из неё автоматически доступны ФНС, ГИБДД, Минтрансу. Напрямую работать в ней нельзя — только через аккредитованного оператора |
| Грузоотправитель | Юридическое лицо или ИП, передающее груз перевозчику. Отвечает за погрузку и оформление Т1 |
| Грузополучатель | Лицо, уполномоченное принять груз. Подписывает Т3 накладной |
| МЧД | Аналог бумажной доверенности для подписания электронных документов и совершения действий. Это подписанный КЭП файл в XML-формате, в котором указана информация о доверителе, уполномоченном представителе и полномочиях, которые он получает |
| НЭП | Неквалифицированная электронная подпись, созданная в системе Госключ. Может использоваться участниками перевозки, в том числе водителем при работе в мобильном приложении |
| Оператор ИС ЭПД | Аккредитованная компания, обеспечивающая подключение к ГИС ЭПД, проверку и передачу электронных документов между участниками перевозки |
| Перевозчик | Компания или ИП, осуществляющая доставку груза. Подписывает Т2 и Т4 |
| ПЭП | Простая электронная подпись. Используется водителем для подтверждения факта приёма или передачи груза через мобильное приложение |
| Роуминг | Обмен ЭПД между участниками, подключёнными к разным операторам ИС ЭПД. Настраивается оператором в соответствии с технологией ФНС |
| Титул | Отдельный файл (раздел) в составе ЭТрН, который заполняет и подписывает конкретный участник перевозки на определённом этапе. ЭТрН содержит 4 обязательных титулов и 4 вида дополнительных титулов, которые оформляются в особых случаях — переадресовка, смена водителя, выставление стоимости перевозки |
| Титул 1 (грузоотправителя) | Первый обязательный раздел ЭТрН. Заполняется и подписывается грузоотправителем при погрузке: стороны договора, адреса, груз, ТС, водитель, сопроводительные документы |
| Титул 2 (перевозчика на погрузке) | Второй обязательный раздел ЭТрН. Заполняется перевозчиком при приёме груза; может содержать оговорки, замечания, отметки перевозчика при приёме груза |
| Титул 3 (грузополучателя) | Третий обязательный раздел ЭТрН. Подписывается грузополучателем при подаче ТС под выгрузку. Фиксирует сведения о приёме груза от перевозчика или отказ от получения |
| Титул 4 (перевозчика на выгрузке) | Завершающий обязательный титул. Этим титулом перевозчик подтверждает выдачу груза. После его подписания документооборот считается завершённым |
| ТрН | Документ, подтверждающий факт перевозки груза автомобильным транспортом. Оформляется, когда грузоотправитель привлекает стороннего перевозчика |
| Формат ЭТрН | Установленный ФНС состав реквизитов и структура электронной транспортной накладной |
| ЭДО | Процесс обмена юридически значимыми документами в электронном виде |
| ЭЗЗ | Документ, в котором грузоотправитель и перевозчик фиксируют условия доставки груза до создания ЭТрН |
| Экспедитор | Лицо, которое оказывает услуги по организации перевозок грузов. При приёме груза во владение указывается в ЭТрН в качестве грузоотправителя |
| ЭПЛ | Документ для учёта и контроля работы транспортного средства, водителя. Оформляется собственником (владельцем) ТС перед рейсом |
| ЭТрН | Цифровой аналог бумажной ТрН. Юридически значимый документ, передаётся в утверждённом ФНС XML-формате. С 1 сентября 2026 года обязательна для всех участников коммерческих автоперевозок по РФ |
| QR-код ЭТрН | Уникальный код, формируемый системой для водителя. Предъявляется сотрудникам ГИБДД/Ространснадзора вместо бумажной накладной при проверке на дороге |
Нормативная база
Нормативно-правовые акты, на которые опирается инструкция:
| Документ | Что регулирует |
|---|---|
| ФЗ от 07.06.2025 № 140-ФЗ | Обязательный переход всех участников коммерческих грузоперевозок на ЭПД с 1 сентября 2026 года |
| ФЗ от 08.11.2007 № 259-ФЗ | Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта. Базовый закон, регулирующий перевозки. Оператор ИС ЭПД обязан передавать данные в ГИС ЭПД на основании этого закона |
| ПП РФ от 21.12.2020 № 2200 | Правила перевозок грузов автомобильным транспортом. Устанавливает требования к форме и содержанию транспортной накладной. ЭТрН формируется на одну или несколько партий груза, перевозимых на одном ТС |
| ПП РФ от 21.05.2022 № 931 | Порядок обмена электронными перевозочными документами. Регулирует взаимодействие участников перевозки и операторов при использовании ЭТрН |
| Приказ ФНС от 09.12.2021 № ЕД-7-26/1065@ | Утверждает формат электронной транспортной накладной (XML). Является обязательным для всех операторов ИС ЭПД |
Полный список актуальных нормативных актов доступен на странице kontur.ru/logistika/law.
Что такое электронные перевозочные документы
Электронные перевозочные документы (ЭПД) — это документы, которые оформляются при перевозках различными видами транспорта.
Функции ЭПД:
- подтверждают факт перевозки;
- фиксируют передачу груза между сторонами;
- служат основанием для учёта транспортных расходов;
- выполняют ряд других функций.
Существует множество видов ЭПД: ЭТрН, ЭЗЗ, электронный путевой лист (ЭПЛ), электронные экспедиторские документы (ЭЭД) и другие. В этой инструкции мы рассматриваем в основном ЭТрН и ЭЗЗ — они нужны в большинстве сценариев перевозок.
Обязательный переход на ЭПД
С 1 сентября 2022 года ЭПД разрешены как альтернатива бумажным перевозочным документам. Их используют по желанию.
С 1 сентября 2026 года ЭПД становятся обязательными в большинстве случаев коммерческих грузоперевозок. Основание — Федеральный закон от 07.06.2025 № 140-ФЗ.
В цифровой формат с 1 сентября 2026 переводят:
- автомобильные транспортные накладные;
- железнодорожные транспортные накладные;
- заказы-заявки на перевозку;
- поручения экспедитору (ПЭ);
- экспедиторские расписки (ЭР);
- складские расписки (СР);
- грузовые авианакладные.
Как работает электронный документооборот
Обмен ЭПД состоит из трёх уровней:
- Участники перевозки — вы и ваши контрагенты — формируют и подписывают документы в веб-сервисе оператора ЭПД (например, Логистика от Контур.Диадока).
- Аккредитованный Минтрансом оператор информационной системы ЭПД обеспечивает через свой сервис обмен документами между участниками и передаёт документы в ГИС ЭПД.
- ГИС ЭПД — государственная информационная система, куда поступают все ЭПД и где их могут проверить контролирующие органы: ФНС, Ространснадзор, МВД. Именно ГИС ЭПД формирует и передаёт водителю QR-код, который нужно предъявлять при проверке в пути вместо бумажного документа.
Участники перевозки могут работать с сервисами разных операторов. В этом случае обмен документами осуществляется через роуминг.
ЭПД состоят из нескольких файлов обмена — титулов. Каждый участник перевозки подписывает свой титул квалифицированной электронной подписью (КЭП) или усиленной неквалифицированной электронной подписью (УНЭП). Подпись можно выпустить в приложении «Госключ».
Кому что нужно для подписи титулов:
- Сотрудники, которые подписывают ЭПД от имени организации — КЭП физического лица и машиночитаемая доверенность (МЧД);
- Руководители юрлиц и индивидуальные предприниматели — КЭП руководителя или ИП.
Основные виды ЭПД
В таблице ниже приведены основные виды ЭПД и сценарии, в которых они используются:
| Документ | Аббревиатура | Когда используется |
|---|---|---|
| Электронный заказ-заявка | ЭЗЗ | Оформляется до перевозки. Фиксирует договорённости между грузоотправителем и перевозчиком |
| Электронный путевой лист | ЭПЛ | Оформляется перед выходом водителя и ТС в рейс или на смену. Служит для учёта и контроля работы ТС и водителя |
| Электронное поручение экспедитору | ЭПЭ | Оформляется при наличии договора транспортной экспедиции. Фиксирует задание экспедитору на организацию перевозки груза |
| Электронная складская расписка | ЭСР | Оформляет экспедитор, когда принимает груз на складское хранение. ЭСР подтверждает этот факт |
| Электронная транспортная накладная | ЭТрН | Основной документ, сопровождающий перевозку груза наёмным автотранспортом. Подтверждает заключение договора перевозки и необходим для учёта транспортных услуг и расчётов с перевозчиком |
| Электронная экспедиторская расписка | ЭЭР | Оформляет экспедитор, когда принимает груз во владение. Подтверждает факт передачи груза и переход ответственности за него от грузоотправителя к экспедитору |
Когда нужна ЭТрН
ЭТрН оформляют в сценариях, когда одна сторона нанимает транспортную компанию или водителя-ИП, чтобы довезти груз, то есть при заключении договора перевозки или смешанного договора, который в том числе предполагает оказание услуг по перевозке грузов.
| Сценарий | Нужна ли ЭТрН |
|---|---|
| Продавец нанимает транспортную компанию или ИП для доставки товара покупателю | Да, договор перевозки между продавцом и перевозчиком |
| Продавец везёт товар покупателю своим транспортом | Нет, договор перевозки отсутствует |
| Покупатель нанимает перевозчика, чтобы забрать груз у поставщика: самовывоз наёмным транспортом | Да — договор перевозки между покупателем и перевозчиком |
| Покупатель сам забирает товар от поставщика: самовывоз своим транспортом | Нет, договор перевозки отсутствует |
| Перемещение груза внутри одной организации своим транспортом | Нет, договор перевозки отсутствует |
| Перемещение груза внутри одной организации наёмным транспортом | Да, договор перевозки между организацией и перевозчиком |
| Международная перевозка: экспорт/импорт | Нет — оформляется CMR, товарно-транспортная накладная международного образца |
| Перевозки опасных грузов | Чаще всего да. Перевозку опасных грузов должен сопровождать транспортный документ — ТрН или иной — содержащий необходимую информацию по опасному веществу, материалу или изделию, согласно требованиям главы 5.4 ДОПОГ |
Сценарии перевозки
Сценарий перевозки — это конкретная ситуация: кто отправляет груз, откуда грузят, кто везёт, кому доставляют. От сценария зависят роли участников, титулы для подписания и поля в веб-форме. У организации может быть несколько сценариев одновременно.
Список сценариев
С помощью этой таблицы вы можете по найденным сценариям определить вашу роль и понять, какие действия потребуются в сервисе:
| № | Название | Ваши действия | Ваша роль |
|---|---|---|---|
| 1 | Отгрузка покупателю со своего склада | Формируете и подписываете ЭТрН Т1 | Грузоотправитель, ЛОП |
| 2 | Отгрузка со склада ответственного хранения | Формируете черновик ЭТрН Т1, склад подписывает | Грузоотправитель |
| 3 | Самовывоз: вы формируете ЭТрН Т1 | Формируете и подписываете ЭТрН Т1 | ЛОП |
| 4 | Самовывоз: черновик ЭТрН от покупателя | Подписываете ЭТрН Т1 | ЛОП |
| 5 | Кросс-докинг, промежуточные точки | Формируете и подписываете ЭТрН Т1 на каждое плечо | Грузоотправитель, ЛОП |
| 6 | Экспедитор формирует ЭТрН Т1 | Ничего не делаете, вы наблюдатель | — |
| 7 | Вы формируете черновик ЭТрН Т1 для экспедитора | Формируете черновик ЭТрН Т1, экспедитор подписывает | — |
| 8 | Экспедитор не принял груз во владение | Экспедитор не подписывает ЭТрН. Формируете и подписываете ЭТрН Т1 по сценарию 1 | Грузоотправитель, ЛОП |
| 9 | Перемещение между своими складами, внутри группы компаний | Формируете и подписываете ЭТрН Т1 и Т3 как отправитель и получатель | Грузоотправитель, ЛОП, грузополучатель |
| 10 | Приёмка товара | Получаете входящую ЭТрН, подписываете ЭТрН Т3 | Грузополучатель |
| 11 | Самовывоз от поставщика: вы делаете черновик | Формируете черновик ЭТрН Т1, поставщик подписывает | Грузоотправитель, грузополучатель |
| 12 | Самовывоз: поставщик отгружает и формирует ЭТрН | Подписываете ЭТрН Т3 | Грузоотправитель, грузополучатель |
| 13 | Как экспедитор: приняли груз во владение, отгрузка со склада грузоотправителя | Формируете и подписываете ЭТрН Т1 как грузоотправитель | Грузоотправитель, ЛОП |
| 14 | Как экспедитор: приняли груз во владение, отгрузка с другого склада | Формируете черновик ЭТрН Т1 как грузоотправитель, склад подписывает | Грузоотправитель |
| 15 | Как экспедитор: не принимаете груз во владение | Ничего не подписываете, можете быть наблюдателем | — |
| 16 | Перевозчик со своим транспортом | Получаете входящие ЭТрН и ЭЗЗ, подписываете ЭЗЗ Т2, ЭТрН Т2 и ЭТрН Т4 | Перевозчик |
Выше перечислены наиболее распространённые базовые сценарии. Возможна комбинация перечисленных — например, погрузка на складе поставщика силами экспедитора, отгрузка через промежуточные точки и т.д. Разобрав примеры выше, вы сможете понять, как действовать и в более сложных случаях.
Популярные сценарии
Даже если у вас несколько сценариев, не внедряйте все сразу. Начните с самого частого и простого, отработайте его до конца перед переходом к следующему.
| Сценарий | Приоритет |
|---|---|
| Сценарий 1: Отгрузка покупателю | 1 — самый частый сценарий, базовый для всех остальных |
| Сценарий 10: Приёмка (грузополучатель) | 2 — очень частый |
| Сценарий 9: Перемещение внутри группы компаний | 3 — очень частый, логика идентична сценарию 1 |
| Сценарий 3: Самовывоз | 4 — требует понимания роли ЛОП |
| Сценарий 2: Склад ответственного хранения | 5 — требует указания ЛОП, отличного от грузоотправителя |
Оформление электронной транспортной накладной (ЭТрН) 1C
Раздел описывает оформление ЭТрН в «1С:Бухгалтерии 8» (релиз 3.0.203) и «1С:Управление торговлей 11» (релиз 11.5.26) для трёх участников перевозки: грузоотправителя, перевозчика и грузополучателя. Инструкция основана на материалах ИТС 1С.
Оформление ЭТрН грузоотправителем
Для оформления ЭТрН грузоотправителю необходимо:
- Сформировать, подписать и отправить информацию грузоотправителя.
- Получить информацию перевозчика и грузополучателя.
Формат ЭТрН утверждён приказом ФНС России от 09.12.2021 № ЕД-7-26/1065@. Обмен производится в соответствии с Правилами обмена, утв. постановлением Правительства РФ от 21.05.2022 № 931.
Из формы «Настройки ЭДО» (раздел Администрирование → Обмен электронными документами → Настройки ЭДО), на закладке «Настройки отправки», дважды кликнув по строке ЭДО с контрагентом, нужно проверить наличие флажка «Электронные транспортные накладные».
В графе «Регламент ЭДО» формы «Настройки отправки документов» необходимо уточнить применяемый порядок обмена ЭТрН. Согласно Приказу № 1065 и Правилам обмена:
- флажок «Ожидать ответную подпись» должен быть установлен в обязательном порядке;
- флажок «Ожидать извещение о получении» устанавливается, если это предусмотрено условиями договора (п. 9 Приложения № 1 к Правилам обмена).
Оформление ЭТрН производится из документа «Реализация (акт, накладная, УПД)» (раздел Продажи → Продажи). До начала формирования ЭТрН гиперссылка в строке «Электронная транспортная накладная» содержит значение Создать документ.
Перейти в форму «Электронная транспортная накладная» можно:
- по гиперссылке Создать документ из строки «Электронная транспортная накладная»;
- по команде Создать электронную транспортную накладную из списка команд кнопки ЭДО.
В форме сверху располагается информационная лента, отражающая этапы обмена: «Оформление» → «Погрузка» → «Приемка» → «Разгрузка». Пройденные этапы отмечаются жёлтым кругом, текущий — серым с жёлтой окантовкой, предстоящие — серым.
Грузоотправитель вносит все необходимые сведения о перевозке, установленные Правилами перевозок (ПП РФ от 21.12.2020 № 2200). Обязательные поля отмечены красной гиперссылкой. В строке «Сведения о грузе» по гиперссылке Заполнить открывается соответствующая форма.
Также необходимо указать сведения о перевозчике, водителе, транспортном средстве и отметку о приемке груза перевозчиком.
После записи документу будет присвоены номер и дата.
По кнопке Отправить файл ЭТрН (информация грузоотправителя) подписывается УКЭП и направляется оператору ИС ЭПД для передачи перевозчику и в ГИС ЭПД. До отправки документ отражается в папке «Создать» списка «Текущие дела ЭДО», после отправки — в папке «На контроле».
Просмотреть содержимое файла ЭТрН(информация грузоотправителя) можно, дважды щелкнув по активной строке:
Получение информации перевозчика и грузополучателя
В процессе выполнения перевозки грузоотправитель получает:
- извещение перевозчика о получении информации (по согласованию) либо уведомление об уточнении;
- ЭТрН (информация перевозчика о приёме груза к перевозке);
- ЭТрН (информация перевозчика о заменах водителя и/или ТС) — опционально;
- ЭТрН (информация грузополучателя);
- ЭТрН (информация перевозчика о выдаче груза грузополучателю);
- ЭТрН (информация перевозчика об изменении финансового состояния) — опционально.
После передачи файла обмена ЭТрН(информация грузоотправителя) грузоотправитель получает от перевозчика информацию о принятии груза к перевозке - файл ЭТрН(информация перевозчика о принятии груза к перевозке).
После вручения груза перевозчиком грузополучателю грузоотправитель получит подтверждающую информацию. форме просмотра содержимого ЭТрН будет отражена вся информация, сформированная участниками перевозки в процессе обмена ЭТрН. Если в процессе обмена ЭТрН формировалась дополнительная опционная информация (в данном примере - информация перевозчика о заменах водителя (водителей) и (или) транспортного средства), то данные файлы также поступят грузоотправителю и будут отражены.
Если между грузоотправителем и перевозчиком есть договоренность о том, что ЭТрН будет использоваться также в качестве первичного учетного документа для оформления факта оказания услуги по перевозке груза (для документирования факта изменения финансового состояния перевозчика и грузоотправителя в результате исполнения договора перевозки груза), то грузоотправитель дополнительно:
- получит от перевозчика файл ЭТрН (информация перевозчика об изменении финансового состояния перевозчика и грузоотправителя в результате выполнения перевозки);
- сформирует и отправит перевозчику файл ЭТрН(информация грузоотправителя о подтверждении факта изменения финансового состояния перевозчика и грузоотправителя в результате выполнения перевозки).
На этом обмен ЭТрН у грузоотправителя будет завершен. Документ ЭТрН будет перемещен в папку "Ознакомиться" списка документов "Текущие дела ЭДО" с размещением в графе "Состояния ЭДО" информации о том, что обмен завершен.
В форме "Электронная транспортная накладная" информационная лента состояния также будет показывать, что все этапы движения груза (как основные, так и дополнительные) и, соответственно, обмена ЭТрН пройдены ("Оформление" - "Погрузка" - "Замена" - "Приемка" - "Разгрузка").
Оформление ЭТрН перевозчиком
Для оформления ЭТрН перевозчику необходимо:
- Сформировать, подписать и отправить информацию перевозчика о приёме груза к перевозке.
- Сформировать, подписать и отправить информацию перевозчика о выдаче груза грузополучателю.
Из формы «Настройки ЭДО» (раздел Администрирование → Обмен электронными документами → Настройки ЭДО), на закладке «Настройки получения», проверяется настройка обмена с контрагентами.
Получение файла ЭТрН (информация грузоотправителя) осуществляется по кнопке Отправить и получить из списка «Текущие дела ЭДО». Поступившая ЭТрН отражается в папке «Подписать».
После получения файла ЭТрН (информация грузоотправителя) перевозчику необходимо ознакомиться с данными о перевозке груза, указанными грузоотправителем.
Если сторонами согласована обязанность перевозчика направлять извещение о получении (п. 9 Приложения № 1 к Правилам обмена), перевозчик формирует, подписывает и отправляет извещение о получении ЭТрН (информация грузоотправителя).
Для формирования подтверждения принятия груза к перевозке необходимо перейти в форму «Электронная транспортная накладная»:
- двойным щелчком по активной строке из графы «Отражение в учёте»;
- по гиперссылке «Документ учёта» из формы просмотра поступившей ЭТрН.
Информационная лента показывает текущий этап — «Погрузка». При согласии со всеми сведениями перевозчик устанавливает переключатель «Замечания при погрузке» в положение Без замечаний и по кнопке Отправить формирует, подписывает и отправляет файл ЭТрН (информация перевозчика о приёме груза к перевозке) через оператора ИС ЭПД грузоотправителю, грузополучателю и в ГИС ЭПД.
При обнаружении несоответствий (даты, времени, состояния груза, массы, количества мест) перевозчик устанавливает переключатель «Замечания при погрузке» в положение Есть замечания и заполняет соответствующие поля.
Для отказа от перевозки или уточнения сведений используется кнопка Отказаться от перевозки с заполнением формы «Текст запроса уточнения (отклонения)».
Опционально перевозчик может внести информацию о переадресовке (кнопка Переадресовка) и замене водителя и/или ТС (кнопка Замена водителя /ТС), после чего отправить информацию по кнопке Отправить.
Внесение информации и замене водителя и (или) транспортного средства инициируется перевозчиком. В случае необходимости замены водителя и (или) транспортного средства перевозчик вносит изменения в электронную транспортную накладную, используя кнопку Замена водителя /ТС, и направляет грузоотправителю и грузополучателю по кнопке Отправить.
После отправки информация о приёме груза документ перекладывается в папку «На контроле».
Просмотреть содержимое файла ЭТрн (информация перевозчика о приеме груза к перевозке) можно, дважды щелкнув по активной строке.
Также можно просмотреть сформированный файл ЭТрН (информация о замене водителя (водителей) и (или) транспортного средства).
Формирование, подписание и отправка информации перевозчика о выдаче груза грузополучателю
После приемки груза грузополучателем перевозчику необходимо подтвердить передачу груза.
Получение файла ЭТрН(информация грузополучателя) осуществляется в обычном порядке - по кнопке Отправить и получить из списка документов "Текущие дела ЭДО".
После получения ЭТрН(информация грузополучателя) перевозчику необходимо ознакомиться с данными о перевозке груза, указанными грузополучателем.
Перейти в форму просмотра поступившего файла ЭТрН(информация грузополучателя) можно с помощью двойного щелчка по активной строке списка документов "Текущие дела ЭДО" (кроме графы "Отражение в учете").
Если сторонами сделки согласована обязанность перевозчика направлять грузополучателю извещение о получении файла ЭТрН(информация грузополучателя) согласно п. 18 Приложения № 1 к Правилам обмена, то перевозчик должен сформировать, подписать и отправить грузополучателю извещение о получении ЭТрН(информация грузополучателя).
Для подтверждения выдачи груза перевозчик переходит в форму «Электронная транспортная накладная» (этап «Разгрузка»). При согласии устанавливает переключатель «Замечания при выгрузке» в положение Без замечаний и по кнопке Отправить формирует, подписывает и отправляет файл ЭТрН (информация перевозчика о выдаче груза грузополучателю).
При наличии несоответствий при выгрузке перевозчик устанавливает переключатель «Замечания при выгрузке» в положение Есть замечания и заполняет соответствующие поля.
Для отказа от выгрузки используется кнопка Не согласиться с указанием причин.
Опционально перевозчик может внести информацию о переадресовке (при частичной разгрузке) и информацию об изменении финансового состояния (кнопка Корректировка стоимости, этап «Согласование оплаты»). После отправки грузоотправителю ЭТрН (информация перевозчика об изменении финансового состояния) перевозчик получает подтверждение от грузоотправителя.
При частичной приемке груза грузополучателем, перевозчик на основании уведомления от грузоотправителя или грузополучателя, вносит информацию о переадресовке невыгруженного груза с указанием нового адреса выгрузки и (или) нового грузополучателя, используя кнопку Переадресовка.
Для оформления возврата невыгруженного груза грузоотправителю в поле "Грузополучатель" перевозчик указывает грузоотправителя.
После отправки перевозчиком сведений о переадресовке для нового грузополучателя станут доступны для просмотра сведения об оформлении перевозки и погрузке груза.
Если между грузоотправителем и перевозчиком есть договоренность о том, что ЭТрН будет использоваться также в качестве первичного учетного документа для оформления факта оказания услуги по перевозке груза (для документирования факта изменения финансового состояния перевозчика и грузоотправителя в результате исполнения договора перевозки груза), то перевозчик формирует файл ЭТрН (информация перевозчика об изменении финансового состояния перевозчика и грузоотправителя в результате выполнения перевозки) (рис. 23), переходя по кнопке Корректировка стоимости в этап "Согласование оплаты".
После отправки грузоотправителю ЭТрН(информация перевозчика об изменении финансового состояния перевозчика и грузоотправителя в результате выполнения перевозки) перевозчик должен получить от грузоотправителя подтверждение факта изменения финансового состояния перевозчика и грузоотправителя - ЭТрН(информация грузоотправителя о подтверждении факта изменения финансового состояния перевозчика и грузоотправителя в результате выполнения перевозки).
После завершения обмена ЭТрН перемещается в папку «Ознакомиться» с информацией «обмен завершён».
Оформление ЭТрН грузополучателем
Для оформления ЭТрН грузополучателю необходимо:
- Получить информацию грузоотправителя и информацию перевозчика о приёме груза к перевозке.
- Сформировать, подписать и отправить информацию грузополучателя.
- Получить информацию перевозчика о выдаче груза грузополучателю.
Из формы «Настройки ЭДО» (раздел Администрирование → Обмен электронными документами → Настройки ЭДО), на закладке «Настройки отправки», дважды кликнув по строке ЭДО с контрагентом, проверяется наличие флажка «Электронные транспортные накладные».
В графе «Регламент ЭДО» уточняется порядок обмена: флажок «Ожидать ответную подпись» — обязателен; «Ожидать извещение о получении» — устанавливается при согласовании сторон (п. 18 Приложения № 1 к Правилам обмена).
Получение файлов ЭТрН (информация грузоотправителя) и ЭТрН (информация перевозчика о приёме груза к перевозке) от оператора ИС ЭПД грузополучателя осуществляется по кнопке Отправить и получить из списка «Текущие дела ЭДО». Поступившая информация отражается в папке «Подписать». Если перевозчик внёс опциональную информацию о переадресовке или замене водителя/ТС, грузополучатель получает также и её.
Ознакомиться с поступившими данными можно из формы просмотра, перейдя в которую можно двойным щелчком по активной строке списка «Текущие дела ЭДО» (кроме графы «Отражение в учёте»).
Для формирования подтверждения приёмки груза — файла ЭТрН (информация грузополучателя) — необходимо перейти в форму «Электронная транспортная накладная»:
- двойным щелчком по активной строке из графы «Отражение в учёте»;
- по гиперссылке «Документ учёта» из формы просмотра поступивших файлов.
Формирование, подписание и отправка информации грузополучателя
Информационная лента показывает текущий этап — «Приемка». При согласии с приёмкой грузополучатель устанавливает переключатель «Результат приёмки груза» в положение Принят и вносит все необходимые сведения, установленные Правилами перевозок (ПП РФ от 21.12.2020 № 2200). Обязательные поля отмечены красной гиперссылкой. По кнопке Отправить файл ЭТрН (информация грузополучателя) подписывается и отправляется через оператора ИС ЭПД перевозчику, грузоотправителю и в ГИС ЭПД.
Отказ в приёмке оформляется переводом переключателя «Результат приёмки груза» в положение Не принят с обязательным указанием причин отказа.
После отправки документ перекладывается в папку «На контроле». Просмотреть содержимое файла можно двойным щелчком по активной строке из списка «Текущие дела ЭДО» или «Архив ЭДО».
Далее грузополучатель получает от перевозчика информацию о выдаче груза — файл ЭТрН (информация перевозчика о выдаче груза грузополучателю). На этом обмен ЭТрН у грузополучателя завершается, документ перемещается в папку «Ознакомиться» с информацией «обмен завершён».
На этом обмен электронной транспортной накладной у грузополучателя будет завершен.
Для связи ЭТрН с документом учётной системы «Поступление (акт, накладная, УПД)» необходимо пройти по гиперссылке в строке «Электронная транспортная накладная» и из списка выбрать соответствующий транспортный документ. В документе «Поступление» появится гиперссылка с номером, датой и завершающим этапом обмена.
Часто задаваемые вопросы
Кто первым заполняет ЭТрН?
Первым ЭТрН создаёт, заполняет и подписывает грузоотправитель. Он вносит данные о перевозке, грузе, участниках документооборота и подписывает первый титул (Т1). После этого документ поступает перевозчику, чтобы тот подтвердил приём груза к перевозке.
Что такое первый титул ЭТрН?
Первый титул — это часть ЭТрН, которую заполняет грузоотправитель. В нём указывают участников перевозки, сведения о грузе, маршруте, погрузке, выгрузке и другие данные, необходимые для перевозки.
Какая электронная подпись нужна для ЭТрН?
Для подписания ЭТрН нужна квалифицированная электронная подпись (КЭП), подключённая в сервисе оператора ИС ЭПД (например, АТИ-Доки или Логистика от Контур.Диадока). Перед созданием документа подпись нужно проверить в разделе «Ваши сертификаты ЭП». Если ЭТрН подписывает сотрудник, а не руководитель или ИП, дополнительно оформляется машиночитаемая доверенность (МЧД).
Кому уходит ЭТрН после подписи грузоотправителя?
После подписи грузоотправителя документ уходит перевозчику и грузополучателю. Перевозчик заполняет второй титул (приём груза к перевозке) и четвёртый титул (выдача груза). Грузополучатель подписывает третий титул (приёмка груза).
Может ли грузоотправитель отправить ЭТрН водителю?
Да. Для этого при заполнении первого титула нужно поставить галочку в разделе 6 «Перевозчик». Если этого не сделать, ЭТрН водителю сможет отправить перевозчик при заполнении второго титула.
Можно ли изменить адрес выгрузки после оформления ЭТрН?
Да, через кнопку «Переадресовка». Грузоотправитель указывает новый адрес и причину, после чего запрос уходит перевозчику. Переадресовка доступна после того, как перевозчик принял груз и подписал ЭТрН.
Можно ли отменить переадресовку?
Да, но только до того, как перевозчик подпишет документ с изменённым адресом. Для отмены нажмите кнопку «Отменить запрос переадресовки».
Какие данные нужны грузоотправителю для заполнения ЭТрН?
Заранее соберите следующие данные:
- данные грузоотправителя, грузополучателя и перевозчика;
- адрес погрузки и адрес выгрузки;
- сведения о грузе (наименование, масса, количество мест, упаковка, опасность);
- данные о транспортировке (ТС, водитель, тип владения);
- основание перевозки: договор, заявка или другой документ;
- КЭП для подписи;
- ID участника ЭПД.
Какие сценарии документооборота существуют?
Сценарий перевозки — это конкретная ситуация: кто отправляет груз, откуда грузят, кто везёт, кому доставляют. От сценария зависят роли участников, титулы для подписания и поля в веб-форме. Основные сценарии включают отгрузку покупателю, самовывоз, перемещение между своими складами, работу через экспедитора, приёмку товара и другие. У организации может быть несколько сценариев одновременно.
Что делать, если у участников разные операторы ЭПД?
Участники перевозки могут работать с сервисами разных операторов. В этом случае обмен документами осуществляется через роуминг. Роуминг настраивается оператором в соответствии с технологией ФНС — дополнительных действий от участников не требуется.
Что делать, если при погрузке обнаружены несоответствия?
Перевозчик устанавливает переключатель «Замечания при погрузке» в положение Есть замечания и заполняет соответствующие поля (даты, время, состояние груза, масса, количество мест). Для отказа от перевозки или уточнения сведений используется кнопка Отказаться от перевозки с заполнением формы «Текст запроса уточнения (отклонения)».
Можно ли заменить водителя или транспортное средство в процессе перевозки?
Да. Перевозчик может внести информацию о замене водителя и/или ТС с помощью кнопки Замена водителя /ТС, после чего отправить информацию по кнопке Отправить. Также перевозчик может оформить переадресовку (кнопка Переадресовка), в том числе при частичной разгрузке.
С какого момента ЭПД становятся обязательными?
С 1 сентября 2026 года ЭПД становятся обязательными в большинстве случаев коммерческих грузоперевозок. Основание — Федеральный закон от 07.06.2025 № 140-ФЗ. До этой даты ЭПД разрешены как альтернатива бумажным перевозочным документам и используются по желанию.
Нужна ли ЭТрН при самовывозе своим транспортом?
Нет. Если покупатель забирает товар от поставщика своим транспортом, договор перевозки отсутствует — ЭТрН не оформляется. Если же для самовывоза нанимается перевозчик (транспортная компания или ИП), ЭТрН обязательна, так как заключается договор перевозки.
Нужна ли ЭТрН при международных перевозках?
Нет. При международных перевозках (экспорт/импорт) оформляется CMR — товарно-транспортная накладная международного образца. ЭТрН применяется для перевозок по территории РФ.
Как водителю предъявить ЭТрН при проверке ГИБДД?
ГИС ЭПД формирует и передаёт водителю QR-код, который нужно предъявлять сотрудникам ГИБДД или Ространснадзора при проверке на дороге вместо бумажной накладной. QR-код доступен в мобильном приложении оператора ЭПД (например, «АТИ Водитель», «1С-ЭПД»).
Как оформить ЭТрН, если плеч доставки несколько?
На каждое плечо доставки оформляют отдельную транспортную накладную.
Если в цепочке четыре участника: заказчик, грузоотправитель, перевозчик, получатель груза, кто первично подписывает ЭТрН?
Первым свой титул подписывает грузоотправитель — лицо, которое загружает товар в транспортное средство. Затем перевозчик (водитель) подписывает парный титул перевозчика на приёмке груза. После этого приёмка груза к перевозке считается оформленной.
Как организована работа с ЭТрН, если ТМЦ принимают по доверенности (форма М-2)?
В нормативных документах по оформлению ЭТрН нет требований по оформлению доверенности по форме М-2.
Работа с ЭТрН при авиаперевозках аналогична железнодорожным?
ЭТрН нужно оформлять, только если груз перевозят автомобильным грузовым коммерческим транспортом. При перевозке груза на самолётах и по железной дороге ЭТрН не оформляют.
Как работать с ЭТрН, если один из участников не резидент РФ?
Есть следующие варианты, как указывать участников ЭТрН:
- юридическое лицо,
- ИП,
- физическое лицо,
- нерезидент.
Можно указать нерезидента в качестве любой из сторон.
Как оформить ЭТрН при отправке груза на экспорт?
Если грузополучатель за границей, то оформляют транспортный документ CMR, который используют при международных перевозках грузов автомобильным транспортом в соответствии с «Конвенцией о договоре международной дорожной перевозки грузов».
Если отправитель и получатель груза — одно и то же юрлицо, а перевозчик наёмный, нужно ли оформлять ЭТрН?
Если перевозка груза осуществляется по договору на автомобильном грузовом коммерческом транспорте, то нужно оформлять транспортную накладную. Это требование распространяется на случай, когда отправитель и получатель груза — одна и та же компания.
Если грузоотправитель выступает также перевозчиком, но перевозит груз, который ему не принадлежит, то как оформить ЭТрН?
В соответствии с п.1 ст. 8 Федерального закона №259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта», заключение договора перевозки груза подтверждается транспортной накладной. Если грузоотправитель и перевозчик — одно и то же лицо, то договора нет. Для оформления перевозки достаточно путевого листа.
Как формировать ЭТрН на складе ответственного хранения? Кто выступает грузоотправителем и как отражается фактический владелец груза?
Накладную подписывает лицо, которое осуществляет погрузку товара в транспортное средство (п.10 постановления Правительства № 2200). Склад действует по поручению грузоотправителя, подписывает первый титул своей КЭП, при этом указывает в документе грузоотправителя.
Можно ли оформить ЭТрН при работе по агентскому договору, когда переход права собственности происходит на складе поставщика? Покупатель сам нанимает перевозчика, при этом документы на перевозку оформляет поставщик.
Если покупатель сам нанимает перевозчика, работает сценарий самовывоза.
Покупатель выступает в роли грузоотправителя (стороны договора перевозки) и грузополучателя, если выгрузка происходит на его складе. Поскольку поставщик выступает лицом, которое непосредственно отгружает товар, он подписывает титул грузоотправителя и должен быть указан в разделе в качестве лица, осуществляющего погрузку. Обязанность оформления ЭТрН поставщик и покупатель могут закрепить в одном из договоров, например купли-продажи.
Как оформлять ЭТрН, если груз принимаем с вагона на РЖД?
Если есть договор перевозки, подразделение РЖД будет выступать в роли грузоотправителя на этом этапе.
Как оформить сборный груз, когда в один маршрут входит несколько точек доставки?
Если транспортное средство развозит грузы по точкам доставки, то на каждую точку надо оформлять отдельную ЭТрН.
Если транспортное средство перевозит грузы от нескольких заказчиков, но при этом следует от одного грузоотправителя к одному грузополучателю (магистральное плечо сборной доставки), то оформляют одну накладную, в которой указывают грузы разных заказчиков.
Как работать по схеме самовывоза товара?
Транспортную накладную оформляют для сопровождения автомобильных грузовых коммерческих перевозок. Если организация перевозит груз собственным транспортом, то документ не создают.
Если покупатель привлекает транспортную компанию для перевозки груза, то ЭТрН оформляют по следующей схеме.
Покупатель или лицо, которое осуществляет погрузку товара в транспортное средство, создаёт ЭТрН. Тот, кто грузит товар, дополняет первый титул данными с погрузки и подписывает титул грузоотправителя.
В документе указывают:
- продавца — лицо, которое осуществляет погрузку;
- грузоотправителя;
- перевозчика;
- грузополучателя.
При этом покупатель является заказчиком перевозки и выступает грузоотправителем и грузополучателем одновременно.